Digitales Teamwork: So funktioniert die Zusammenarbeit auch remote

#suddenlyremote: Die Mehrheit der SMA Mitarbeiter sitzt aufgrund der Corona-Pandemie im Homeoffice. Neuland für viele, eine Herausforderung für alle. Aber auch eine Chance, Neues zu lernen und Vorurteile abzubauen. Julia Wieland, Expertin für Digital Collaboration, teilt ihre Ideen, wie Zusammenarbeit auch digital gut funktioniert.

Aufgrund der Corona-Pandemie müssen viele Menschen von zu Hause arbeiten, sind das aber gar nicht gewohnt. Welche Tipps kannst du geben, wie Teams auch gut remote zusammenarbeiten?

Wer nicht daran gewöhnt ist, digital mit anderen zusammen zu arbeiten, kann sich schnell isoliert oder abgehängt fühlen. Ich mache mittlerweile mehr Video-Termine, weil mir die analoge Begegnung fehlt. Bisher hat mir der asynchrone Austausch per Yammer oder Twitter gereicht. Jetzt möchte ich lieber direkt mit Menschen reden. Der Plausch an der Kaffeemaschine geht ja auch virtuell mit Webcam. Einige Abteilungen haben Serientermine für den virtuellen Austausch beim Kaffee. Wer mag, wählt sich ein. Wir beginnen Termine mit einer Art „Wie geht es dir-Check-In“. Denn es tut gut, darüber zu reden, was uns gerade bewegt und herausfordert. Die aktuelle Belastung ist bei allen SMA Mitarbeiter*innen hoch.  Umso wichtiger ist es, sich als Team verbunden zu fühlen. Gleichzeitig stelle ich fest, dass es (zu) viele Arbeitsmeetings gibt. Meine Empfehlung: Eindeutige Aufgabenverteilung, sorgfältige Vorbereitung und mehr asynchrone Zusammenarbeit, zum Beispiel mit gemeinsamen Dokumenten per OneDrive. So können die Anzahl der virtuellen Meetings reduziert werden und es ist mehr Zeit für vertieftes Arbeiten.

Was sollten Unternehmen bereitstellen, damit das remote-Arbeiten der Mitarbeiter funktioniert?

Es braucht eine gute IT-Infrastruktur. Die weiß ich bei SMA sehr zu schätzen. Um die digitale Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern, haben wir schon im vergangenen Jahr mit der Digital Guide Community ein Netzwerk aufgebaut, das Hilfe zur Selbsthilfe leistet. So konnten wir jetzt schnell Unterstützung anbieten. Die Guides beantworten in täglichen Sprechstunden Fragen der Kolleg*innen weltweit zu Tool-Anwendungen. Neben der Technik und Hilfestellung bei der Anwendung ist eine Vertrauenskultur wichtig. Hilfreich ist eine Haltung wie: Wir wollen gemeinsam unsere Arbeit gut erledigen und vertrauen darauf, dass wir alle bestmöglich dazu beitragen, egal ob vor Ort oder daheim. Mitarbeiter*innen können ihre Arbeitszeiten auch anders über den Tag verteilen, weil es besser zu ihrer Familiensituation passt. Das Vertrauen in ihre Produktivität hängt nicht von ihrem Skype-Status ab. Am Ende zählt das Ergebnis und nicht die Anzahl der geleisteten Stunden.

Welche Lerneffekte ergeben sich aus der jetzigen Situation?

Vorher hielten sich die Vorurteile, dass Mitarbeiter*innen daheim nicht produktiv und virtuelle Meetings oder Workshops nie so effektiv sind wie analoge Termine. Die aktuelle Realität liefert den Gegenbeweis: Die meisten Formate wurden digitalisiert. Dadurch lassen sich auch die härtesten Widersacher überzeugen. Alle versuchen, trotz der widrigen Umstände mindestens genauso produktiv zu sein wie vorher. Und es klappt beeindruckend gut. Ja, es ist anstrengender, die ganze Zeit auf den Bildschirm zu starren und die benötigte Konzentration und Fokussierung ist höher. Aber genau dadurch sind besonders Workshops aus meiner Sicht oft sogar wirksamer. Ein weiterer Effekt: Indem wir weltweit mehr remote arbeiten, sind wir gleichberechtigter geworden. Wir sitzen alle im gleichen digitalen Boot. Das überwindet räumliche und hierarchische Distanz. Ich sehe aber auch wie unterschiedlich leicht bzw. schwer es Kolleg*innen fällt, sich an die neue Situation anzupassen und Unterstützungsangebote anzunehmen. Wir werden auch in Zukunft eine gute Anpassungsfähigkeit brauchen und lernen gerade, was dazu beiträgt.

Welche Tools nutzt du am liebsten für die digitale Zusammenarbeit?

Ich schätze die Tools, mit denen ich meine Kolleg*innen sehen kann. Bei SMA sind das Webex und MicrosoftTeams. In den meisten Gruppen arbeite ich mit Teams und nutze die Integration von Planner und Whiteboard. Mein Lieblingstool ist und bleibt Yammer, unser Enterprise Social Network (ESN). Nirgendwo sonst können wir Wissen, Ideen und Erfahrungen allen global zugänglich machen und Menschen vernetzen. Unser ESN ist ein globaler Ort der Begegnung geworden, an dem wir sowohl unsere Herausforderungen teilen als auch miteinander lachen.

Welche Erfahrungswerte werden wir bei SMA nach Corona gut nutzen können?

Wir können Arbeit und Zusammenarbeit unabhängiger vom analogen Raum denken. Gute Zusammenarbeit hängt in erster Linie davon ab, dass Menschen als Gruppe Regeln und Arbeitsweisen festlegen, die ihnen bei einer vertrauensvollen Zusammenarbeit helfen. Das kann man an jeden Raum anpassen. In Krisenzeiten zeigt sich deutlicher, wer gut zusammenarbeitet. Wir bei SMA sind noch weiter zusammengerückt, das Gemeinschaftsgefühl ist stärker geworden.

Julia, vielen Dank für das Gespräch!